Dentro de los procedimientos al momento de la facturacion se debe:

1. Suscribir el Contrato si es el caso.

2. Crear el Deudor en el Sistema Administrativo Financiero.

3. Una vez aprobado la venta o el servicio, proceder a la creacion de la cuenta por cobrar.

4. Emitir la factura.

5. Entrega el original de la factura al deudor y distribuye el resto de la siguiente manera:

§    copia 1: oficina de impuestos

§    copia 2: la retiene temporalmente hasta que se realice el pago.

§    copia 3: para su archivo y control.

6.   S

i el pago es a través de transferencia o depósito en la cuenta designada por la empresa, solicita a la oficina de control de ingresos los estados de cuentas bancarios y una vez que se compruebe el depósito efectuado, realiza la cancelación correspondiente en el sistema administrativo financiero.

• envía al archivo de la oficina de contabilidad, la copia 2 de la factura  junto con el extracto de posiciones de documentos (sap) y demás soportes.
• cuando el pago sea a través de cheque de gerencia, le entrega al deudor la copia 2 de la factura junto con la información explicativa de la distribución del pago para que se dirija a la oficina de control de ingresos a efectuar la cancelación respectiva .
• en ambas modalidades de pago, le exige al deudor la entrega del comprobante de retención de impuestos y nota de credito, de ser el caso, para su revisión y de estar conforme lo envía a la oficina de impuestos para su control.
• emite desde el sistema administrativo financiero el reporte de cuentas por cobrar y lo envía a la unidad generadora de ingresos al cierre de cada mes.